KontaktLeistungsbeispiel · 01
AKAION verbindet Anfrageerfassung, Qualifizierung, Angebotsvorbereitung, Freigabe und Follow up zu einem kontrollierten Prozess. Das System unterstützt wiederkehrende Arbeit, während Preise, Sonderfälle und verbindliche Entscheidungen bei den zuständigen Personen bleiben.
Direkte Einordnung
Der Angebots und Auftragsbeschleuniger ist ein individuell implementiertes KI System für B2B Dienstleister mit regelmäßigem Anfragevolumen. Er strukturiert Eingangsdaten, fordert fehlende Angaben an, bereitet Angebote aus freigegebenen Grundlagen vor und steuert nächste Aufgaben. Ziel ist ein schnellerer, nachvollziehbarer Weg von der Anfrage bis zur Übergabe in die Leistungserbringung.
Entscheidungswerkzeuge
Die Scorecard prüft die Pilotbasis. Der Rechner zeigt anschließend, welche Annahmen zur wirtschaftlichen Entscheidung noch validiert werden müssen.
Aktueller Kontext: Angebots und AuftragsbeschleunigerAusgangslage
Anfragen kommen über mehrere Kanäle, entscheidende Angaben fehlen und Kalkulationswissen steckt in einzelnen Köpfen oder Dateien. Angebote werden aus alten Dokumenten kopiert, Rückfragen verzögern die Bearbeitung und Follow ups hängen von persönlicher Erinnerung ab. Selbst nach der Zusage entstehen Medienbrüche bei der Übergabe an Projekt, Disposition oder Auftragsabwicklung.
Angebote starten erst, wenn die definierten Angaben und Unterlagen vorliegen.
Status, Rückfragen und nächste Aufgaben werden sichtbar statt in Postfächern verteilt.
Vertrieb und Betrieb arbeiten mit demselben bestätigten Informationsstand.
Systembausteine
Nicht jedes Unternehmen braucht jeden Baustein. Der Blueprint grenzt ein, welche Schritte wirtschaftlich sinnvoll und technisch verantwortbar sind.
Formulare, E Mails oder CRM Eingänge werden in einen einheitlichen Vorgang überführt.
Pflichtangaben, Leistungsumfang und Ausschlusskriterien werden nachvollziehbar geprüft.
Gezielte Rückfragen reduzieren unvollständige Vorgänge vor der Angebotserstellung.
Freigegebene Leistungen, Textbausteine und Kalkulationsgrundlagen fließen in einen prüfbaren Entwurf.
Fristen, Status und nächste Aufgaben werden im verbindlichen System dokumentiert.
Bestätigte Informationen werden strukturiert an Betrieb, Projektteam oder Fachsystem übergeben.
Vorgehen
Jede Phase endet mit einem konkreten Ergebnis. Erst danach wird entschieden, ob der nächste Schritt wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll ist.
Ist Prozess, Varianten, Daten, Volumen und wirtschaftliche Reibung werden gemeinsam erfasst.
Ein klarer Anfrage und Angebotstyp wird mit Freigaben, Sonderfällen und Definition of Done begrenzt.
Datenquellen, Regeln, KI Schritte und beteiligte Systeme werden zu einem belastbaren Ablauf verbunden.
Reale Vorgänge werden getestet, Verantwortliche geschult und die Übergabe dokumentiert.
Qualität, Bearbeitungszeit und Nutzung werden ausgewertet und nur bei belastbarer Grundlage erweitert.
Gute Ausgangslage
Vor dem Pilot
Messung
Die Ausgangswerte werden vor dem Pilot erfasst. Zielwerte sind projektspezifische Hypothesen und keine pauschalen Ergebnisversprechen.
Zeit von Anfrage bis erstem qualifizierten Vorgang
Bearbeitungszeit je Angebotsentwurf
Anteil vollständiger Anfragen
Zeit von Zusage bis operativer Übergabe
Häufige Fragen
Für eng begrenzte Standardfälle kann ein Versand vorgesehen werden. Bei neuen Prozessen empfiehlt AKAION zunächst eine fachliche Freigabe. Preise, Rabatte und Sonderkonditionen benötigen klar dokumentierte Regeln.
Nein. Ein verbindlicher Ort für Status, Daten und Verantwortlichkeiten ist jedoch notwendig. Das kann ein vorhandenes CRM, ein Fachsystem oder eine bewusst gewählte schlanke Lösung sein.
Wenn kaum wiederkehrende Anfragen vorliegen, Leistungen jedes Mal vollständig neu entwickelt werden oder Zuständigkeiten ungeklärt sind, sollte zuerst der Prozess stabilisiert werden.
Im Blueprint werden Volumen, heutige Bearbeitungszeit, Liegezeiten, Nacharbeit und mögliche Umsatzwirkungen getrennt erfasst. Daraus entsteht eine nachvollziehbare Nutzenhypothese, keine pauschale Garantie.
Im Erstgespräch klären wir Prozess, Volumen und einen realistischen nächsten Schritt. Das Detailkonzept entsteht anschließend im Angebotsprozess Blueprint.
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